W praktyce gospodarczej spółki zatrudniające współpracowników w formule business-to-business (B2B) oprócz wynagrodzenia wynikającego z łączącej strony umowy oferują dodatkowe benefity w postaci pakietów sportowych i medycznych. W tym momencie po stronie spółki ponoszącej koszty na zakup tych benefitów powstaje podstawowe pytanie – czy można te wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Warto zatem przyjrzeć się jakie stanowisko w tym zakresie prezentuje Dyrektor KIS.

Na początek – kilka słów o przepisach

W celu odpowiedzi na zadane pytanie podatnicy CIT bazują przede wszystkim na dwóch przepisach. Pierwszy z nich (art. 15 ust. 1 CIT) wskazuje na ogólne warunki które powinny być łącznie spełnione, żeby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów. Wydatek taki powinien zostać poniesiony w określonym celu (osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów), być faktycznie poniesiony przez podatnika oraz nie znajdować się w katalogu wydatków które nie mogą zostać uznane jako koszt podatkowy. Ten ostatni warunek z kolei odnosi się do art. 16 CIT, a jednym z wydatków wskazanych w tym katalogu są koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W praktyce wskazane w katalogu wyłączeń koszty reprezentacji budzą wiele wątpliwości i problemów interpretacyjnych.

Czy wydatek na udział współpracownika B2B w imprezie integracyjnej to koszt reprezentacji?

Takie pytanie stanowiło przedmiot rozważań NSA w wyroku z dnia 19 października 2022 roku, sygn. II FSK 572/22. Jako punkt wyjścia NSA rozważył w jaki sposób należy rozumieć sformułowanie „koszty reprezentacji”. Zdaniem sądu – za reprezentację należy uznać różnego rodzaju działania które mają na celu tworzenie wizerunku firmy czy utrzymanie dobrych relacji z kontrahentami i które sprzyjają celowi w postaci osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. W dalszej części swoich rozważań NSA zwraca uwagę na rozróżnienie sytuacji dwóch grup podmiotów: pracowników oraz współpracowników B2B. W stosunku do pracowników pracodawca ponosząc wydatek na imprezę integracyjną motywuje pracowników do zwiększenia efektywności pracy, co przekłada się na zachowanie lub zabezpieczenie źródła jego przychodów. Natomiast współpracownik B2B jest przedsiębiorcą odpowiadającym za wynik finansowy swojej firmy i we własnym zakresie podejmuje działania mające mu przynieść jak największe korzyści. W rezultacie poniesienie wydatku na jego udział w imprezie integracyjnej jest wydatkiem o charakterze reprezentacyjnym, ponoszonym na motywowanie do lepszego prowadzenia innej działalności gospodarczej. Dlatego w ocenie NSA taki wydatek nie stanowi dla podatnika CIT kosztu uzyskania przychodu.

Dyrektor KIS z jednej strony uważa, że wydatki na benefity dla współpracowników B2B nie są kosztem podatkowym…

W dniu 16 maja 2022 roku (a więc jeszcze przed wydaniem wyżej przywołanego wyroku NSA) Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.78.2022.1.AP. W stanie faktycznym wnioskodawca wskazał, że zatrudnia współpracowników B2B, którym oprócz wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy, przyznaje również szereg benefitów w postaci karnetów sportowych, opieki medycznej oraz posiłków -lunch. Spółka ponosiła koszty wskazanych benefitów w całości, uznając że stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów ponieważ ich celem jest motywowanie współpracowników do bardziej efektywnej pracy co przekłada się na maksymalizację osiąganych przez nią przychodów. Dyrektor KIS uznał jednak że stanowisko Spółki jest nieprawidłowe, wskazując że benefity nie mają wpływu na wykonanie łączącej strony umowy i nie przekładają się na zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów. Zdaniem organu podatkowego celem poniesionych wydatków jest stworzenie lub poprawa wizerunku spółki wobec osób trzecich oraz ułatwienie wzajemnej współpracy. Dlatego też poniesiony koszt stanowi wydatek reprezentacyjny wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

A czasami Dyrektor KIS uznaje wydatki za benefity dla współpracowników B2B za koszty podatkowe…

Odmienne stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.44.2024.MM wydanej w dniu 25 marca 2024 roku. W stanie faktycznym wnioskodawca wskazał że zatrudnianym współpracownikom B2B poza wynagrodzeniem wynikającym z umowy zapewnia pakiet benefitów w postaci kart sportowych oraz pakietu medycznego finansowany w całości ze środków Spółki. Zdaniem wnioskodawcy poniesione w tym celu wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów, ponieważ warunkują możliwość nawiązania współpracy z wysokiej klasy specjalistami, bez której nie byłoby możliwe świadczenie i rozwijanie usług, a w rezultacie – uzyskiwanie przychodów z działalności gospodarczej. Spółka podkreśliła że z uwagi na branżę w jakiej działa pozyskanie kompetentnych współpracowników jest wyzwaniem z uwagi na oferowane przez konkurencję warunki wynagradzania. Spółka podkreśliła że benefity stanowią obecnie powszechnie przyjęty standard na rynku i mają również na celu motywowanie do bardziej wydajnej pracy oraz uatrakcyjnienie pozycji na rynku dla potencjalnych przyszłych współpracowników. W tak przedstawionym stanie faktycznym Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. Dyrektor KIS podkreślił, że oferowane przez spółkę benefity nie mają na celu tworzenia pozytywnego wizerunku firmy na rynku, lecz pozyskanie współpracowników B2B w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Skoro od rodzaju oferowanych benefitów zależy nawiązanie współpracy z danym specjalistą, co z kolei warunkuje realizację projektów dla klientów – to istnieje bezpośredni związek z osiąganiem przez spółkę przychodów. Tym samym poniesiony wydatek stanowi dla niej koszt uzyskania przychodów.

Podsumowując – czy wydatki na benefity dla współpracowników B2B stanowią koszty podatkowe czy nie?

Podatnik który zastanawia się czy wydatki ponoszone na benefity dla współpracowników B2B stanowią dla niego koszt uzyskania przychodu powinien przede wszystkim dokładnie przeanalizować stan faktyczny który ma miejsce w spółce oraz zastanowić się czy ponoszony wydatek nie nosi znamion reprezentacji oraz czy przekłada się na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu. Z uwagi na brak jednoznacznej definicji wyrażenia „wydatki na reprezentację”, restrykcyjne stanowisko NSA w tym zakresie oraz rozbieżności w przedstawionych interpretacjach indywidualnych dla bezpieczeństwa podatnika zaleca się rozważenie wystąpienia z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzyskana interpretacja indywidualna będzie dla podatnika stanowiła walor ochronny zabezpieczający prawidłowość rozliczeń podatkowych.