Enterprise Legal Management

Enterprise Legal Management (ELM) to strategia zarządzania operacjami i praktyką wewnętrznych działów prawnych przedsiębiorstw. Wciąż jest to dziedzina mało znana w Polsce. Poniżej zasygnalizuję jej główne obszary i przedstawię podstawowe elementy zarządzania działem prawnym.

Zarządzanie wykonywaniem zleceń

🟠 Przyjęcie sprawy – ustal kanały, którymi przekazywane są sprawy i dokumenty (email, spotkanie, telekonferencja itd.). Proś prawników o potwierdzenie przyjęcia zadania, upewnij się, że rozumieją stan faktyczny i Twoje oczekiwania biznesowe.

🟠 Osoby odpowiedzialne – ustal kto konkretnie po stronie biznesu i działu prawnego odpowiada za wykonanie zadania, dzięki temu łatwiej weryfikować postępy i wynikiprac.

🟠 Terminy – wprowadź standardowe terminy załatwiania spraw bieżących, przyprojektach i sprawach bardziej skomplikowanych zapytaj prawnika o termin realizacji.

🟠 Priorytety – ustalenie skali ważności zadań, które mogą mieć różny ciężar gatunkowy (takich jak sprawy sądowe, posiedzenia zarządu, spotkania z biznesem itd.) porządkuje współpracę.

🟠 Przekazanie porady – wymagaj, aby stanowisko prawników odnosiło się co najmniej do następujących elementów:

• cel biznesowy,
• zadania doradcy
• stan faktyczny,
• rozważania prawne,
• wnioski,
• rekomendacje w odniesieniu do celu biznesowego.

🟠 Wdrożenie porady – zapewnij wsparcie prawnika na etapie wdrożenia uzyskanej porady. Jeśli trzeba zorganizuj szkolenie dla personelu lub instrukcję działania. Rozważ możliwość okresowego monitorowania stosowania się do uzyskanej porady.

Zarządzanie Finansami

🟠 Wynagrodzenie i forma zatrudnienia prawników – ustalając budżet bierz pod uwagę formę zatrudnienia doradców. Czy będzie to umowa o pracę, zlecenie czy działalność gospodarcza? Może to wpływać na obciążenia publiczno-prawne, wymiar czasu pracy, sposób rozwiązywania umowy, wysokość wynagrodzenia czy zakres odpowiedzialności.

🟠 Klucz alokacji kosztów – ustal klucz alokacji kosztów prawnych do poszczególnych działów przedsiębiorstwa, np. według czasu pracy. Pozwoli to mierzyć jakie zagadnienia zajmują najwięcej czasu, a tym samym generują najwięcej kosztów.

🟠 Narzędzia – wyznacz budżet na sprzęt, systemy informacji prawnej, prenumeraty, literaturę czy szkolenia.

🟠 Wsparcie zewnętrznych kancelarii – określ jasne zasady wyboru oraz metody rozliczania z zewnętrznymi kancelariami.

Zarządzanie Zasobami

🟠 Koordynator działu prawnego – jeśli zatrudniasz kilku prawników wyznacz koordynatora.

🟠 Rejestracja czasu pracy – rejestruj czas pracy prawników (merytoryczny i administracyjny) przeznaczony na poszczególne działy przedsiębiorstwa. Może okazać się, że mniej istotne zagadnienia zawierają niewspółmiernie dużo czasu.

🟠 Podział zadań wedle specjalizacji – twórz specjalizację, pomaga to szybciej załatwiać sprawy i poprawia jakość.Kooperacja z doradcami zewnętrznymi – ustal które sprawy powinny być delegowane do zewnętrznych doradców – czy te wymagające wysokiej specjalizacji i jednocześnie czasochłonne, czy może zagadnienia błahe, na które szkoda czasu wewnętrznego działu prawnego.

Zarządzanie dokumentami

🟠 Instrukcja obiegu dokumentów – wprowadź instrukcję obiegu dokumentów, a jeżeli już obowiązuje, to dostosuj ją odpowiednio do specyfiki pracy prawników.

🟠 Repozytorium spraw – prowadź repozytorium prowadzonych spraw. Najlepiej w formie elektronicznej. Dzięki temu nie będziesz szukał teczek, w przypadku, gdy prawnik będzie nieobecny.

🟠 Sekretariat korporacyjny – stwórz sekretariat korporacyjny, obejmujący akty organizacyjne spółki jak: umowa (statut) spółki, uchwały organów, sprawozdania, wyniki postępowań kontrolnych i audytów, regulaminy, procedury wewnętrzne, zarządzenia, a także korespondencję z zewnętrznymi instytucjami takimi jak KRS czy organy podatkowe.

🟠 Rejestry umów i pełnomocnictw – prowadź rejestrację umów oraz pełnomocnictw.

Zarządzanie wiedzą

🟠 Repozytorium wzorów dokumentów – zorganizuj repozytorium wzorów dokumentów stosowanych w jednostce – umów, regulaminów, polityk itp. Zapewnij dostęp do niego odpowiednim osobom. Przyspiesza to pracę.

🟠 Repozytorium raportów z audytów prawnych, opinii prawnych – zorganizuj repozytorium raportów z audytów prawnych i opinii. Dzięki temu łatwo ustalisz, czy dane zagadnienie było już wcześniej analizowane oraz jakie było stanowisko prawników.

🟠 Plan i rejestr szkoleń – planuj i prowadź rejestr szkoleń, w których prawnicy uczestniczyli w związku ze specyfiką działania organizacji, oraz które przeprowadzili dla pracowników. Dzięki niemu będziesz wiedział czy kompetencje prawnicze potrzebne w Twoim biznesie są doskonalone.

🟠 Biblioteka, systemy informacji prawnej, prenumeraty – zapewnij dostęp do systemów informacji prawnej, literatury, prenumeraty itd.

🟠 Sprawy IT – jeśli Twoje systemy informatyczne tego nie zapewniają, rozważ nabycie oprogramowania do zarządzania sprawami oraz czasem pracy prawników. Ustal, kto poza prawnikami jest upoważniony do korzystania z niego.

🟠 Rejestr ryzyk prawnych – prowadź rejestr ryzyk prawnych obejmujący opis zagadnienia, osobę odpowiedzialną oraz sposób zarządzania ryzykiem